沖縄ファミリーマートが請求書業務をデジタル化し効率化を実現

沖縄ファミリーマートの業務改善

概要

沖縄ファミリーマートは、沖縄県内に335店舗を展開する大規模なコンビニエンスストアです。本社には毎月約700社の取引先から請求書が送付され、これまで紙ベースでの処理が行われていました。しかし、この業務は非常に手間がかかり、承認が必要な書類は3日もかかって処理されていました。

そこで、株式会社インフォマートが提供する「BP Storage for 請求書受取」を2024年12月に導入しました。このシステムにより、請求書処理のペーパーレス化が進み、業務効率が大幅に改善されることが期待されています。

導入の背景

沖縄ファミリーマートでは、請求書を受け取った後に印刷し、承認を経て原本にサインをするという手間が発生していました。また、書類の承認には通常5〜6人のサインが必要であり、そのために出社することも多く、業務効率を大きく圧迫していました。そこで、デジタル化を推進し、さまざまな形式の請求書をデータ化するAI-OCRを活用することに決めました。

導入の効果

1. 承認フローの短縮

新しく導入した「BP Storage for 請求書受取」により、承認フローがデジタル化され、処理時間が従来の3日から1日へと大幅に短縮されました。これにより、社員が外出中でも請求書を承認でき、場所を問わず業務を遂行できる体制が整いました。

2. 大幅なペーパーレス化

AI-OCRを利用することで、請求書の処理時間は約10分から2〜3分に短縮されました。これにより、月間約1,000枚の紙を削減することに成功し、業務の平準化が進みました。さらに、複数の請求書を一枚に集約する機能によって、手間が大幅に軽減されました。

今後の展望

沖縄ファミリーマートは、今後の発展に向けて請求書発行業務のデジタル化を目指しています。2027年の初めまでには、約200件に及ぶグループ間取引の電子化を進める計画です。また、生成AIなどの最新技術も取り入れ、さらなる業務の効率化を図っていく予定です。

まとめ

沖縄ファミリーマートの取り組みは、業務のデジタル化による効率化のひとつの成功事例です。業務負担を減らすだけでなく、バックオフィス業務をスムーズに行うための手立てが整備されたことで、今後のビジネス戦略において大きな利点をもたらすことでしょう。デジタル化が進む現代において、沖縄ファミリーマートの成果は他社にとっても参考になる事例です。