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日本ECOTSが会計の内製化を実現した背景

日本ECOTS株式会社は、産業機械の専門商社として、ASEAN地区を中心に広範なビジネス展開を行なっています。特に注目すべきは、電子機器関連装置の販売とメンテナンス事業です。半導体や電子部品を中心に、さまざまな製造ラインを支えています。近年、海外取引の増加とともに、販売管理と会計処理の二重管理が大きな頭痛の種となっていました。特に2023年10月にはインボイス制度の施行が迫っており、システムの刷新は喫緊の課題でした。

導入の狙いと導入プロセス

日本ECOTSが「multibook」を導入する目的は、販売管理と会計処理を統合し、経営判断に活用できるデータ基盤を構築することでした。彼らは、煩雑な二重入力の解消と、必要なデータの迅速な集計を求めていました。また、システム導入におけるポイントとして、以下の4つが挙げられます。

1. 一体型のシステム管理とする。
2. 多通貨・外貨換算機能を標準装備。
3. インボイス制度への迅速対応を実施。
4. シンプルな運用を実現し、少人数でも効率的に運営できるようにする。

これらの要件を満たすために、日本ECOTSは「multibook」を短期間で導入しました。わずか3ヵ月の導入期間を設け、具体的には以下のような事前準備や役割分担により、円滑な移行を図りました。

• - 不要なデータの整理を実施し、最小限のデータでの移行を徹底。
• - プロジェクトチームでの役割分担を明確にし、定期的なミーティングで進捗を確認。
• - 毎週のミーティングで問題をその都度解決していく体制を密にして、手戻りを防止。

導入効果と業務効率化

このような施策の結果、日本ECOTSでは外注していた会計業務を内製化し、経理工数を導入前比で約3分の1に削減することができました。必要なデータの集計がスムーズになり、経営報告にも迅速に対応できるようになったのです。

導入後の具体的な変化

• - 経理業務の内製化が実現し、人員不足を解消。
• - データ集計の迅速化が、マネジメントへの報告業務を簡素化。
• - 異なる部署間でのデータ共有がスムーズになり、経営判断の質も向上。
• - 視覚的な伝票フロー図の導入により、業務プロセスが明確化。

利用者の声

経理担当者のコメント

「以前は管理システムが別々で、確認作業に膨大な時間を取られていましたが、今では必要なデータを即座に集計できるようになり、経理業務は本当に楽になりました。」

ロジスティクス担当者のコメント

「視覚化された業務フローはとても助かります。新しいメンバーでも直感的に理解でき、ミスの発見が早くなったのが大きな利点です。」

今後の展望

今後、日本ECOTSでは、さらなるデータの蓄積を経営戦略に活用し、他社と共有するコミュニティの形成にも努めていく予定です。未活用機能の活用と共に、取引先の価格推移など重要な経営データのビジュアライズを目指しています。

まとめ

日本ECOTS株式会社の「multibook」導入は、経理工数の削減だけにとどまらず、業務全体の効率化を促進しました。今後、この成功事例が他の企業にも波及し、さらなる業務の効率化を導くことを期待しています。

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